Zarządzanie zadaniami w firmie nie jest proste. Zapewne zdarzyło Ci się zapomnieć o ważnym zadaniu i wykonywałeś je na ostatnią chwilę. W natłoku spraw nie zdążyłeś przekazać wytycznych swoim pracownikom lub dzwoniłeś do nich kilka razy przekazując kolejne informacje dotyczące tego samego zadania. Być może nie przewidziałeś także wszystkich prac do zrobienia, przez co nie udało Ci się dotrzymać terminu obiecanego klientowi lub Twoja praca była znacznie droższa niż wcześniej zakładałeś. Te i wiele innych problemów od dawna trapi firmy różnej wielkości. W zależności od struktury przedsiębiorstwa dotyczą one szefów, menagerów, kierowników, liderów a na końcu wszystkich pracowników. Nie rzadko również prowadzą do nieporozumień. Można ich uniknąć wykorzystując aplikację, która rozwiązuje 99% wspomnianych problemów. Wystarczy wykorzystać Trello.
REKLAMATrello – pozbądź się problemów z zarządzaniem w Twojej firmie
Wykorzystanie aplikacji Trello w jej bezpłatnej formie skutecznie rozwiąże większość problemów firm z całego świata. Przede wszystkim pozwoli na spisanie wszystkich zadań w jednym miejscu – stworzenie backlogu. Wierzymy, bowiem, że większość szefów i kierowników pamięta o swoich klientach i zadaniach, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby spisała całość prac, jakie ma do wykonania. Tak dla potwierdzenia 🙂 No i przyśpieszenia pracy, o czym za chwilę. Spisanie zadań najlepiej zrealizować poprzez ich dekompozycję.
Przykład dla warsztatu samochodowego.
Zadanie główne: Naprawa samochodów
Zadanie mniejsze: Skoda Octavia
Zadania najmniejsze: wymiana świec, wymiana oleju, wymiana akumulatora, naprawa halogenu
Nazwy zadań, oznaczenia celów pomniejszych czy też budowanie backlogu zadań najmniejszych są zawsze ruchome i zależą od umówionego sposobu komunikacji w firmie. Jednak ich hierarchiczność pozwoli na jednoznaczne określenie wszystkich spraw.
Polecamy!
- Home Office oczekiwaniem pracowników w Polsce
- Praca zdalna dla każdego
- Coraz mniej wypłat z bankomatów w czasach pandemii
Jako zespół wiemy, że w naszym warsztacie samochodowym stoi Skoda Octavia, w której należy wymienić poszczególne elementy. Wszystkie może wymienić jedna osoba lub poszczególni pracownicy, którzy akurat będą mieli czas. Gdy podzielimy się pracą i każdy wymieni jedną rzecz na pewno naprawimy samochód na czas oraz szybciej, a także o niczym nie zapomnimy. A gdy znajdziemy dodatkową pracę do wykonania przy Skodzie to wpiszemy ją na listę najmniejszych zadań i skonsultujemy z szefem oraz klientem.
Zarządzanie zadaniami w firmie dla całego zespołu
Powyższy przykład pokazuje jeden z najprostszych sposobów działania, który pozwala uniknąć szumu komunikacyjnego np. szefie a co w tym aucie jest do zrobienia? Pan chciał wymianę oleju? Szef nam nic nie przekazał.
Uprościć pracę – każdy pracownik wie, co jest do wykonania we wskazanym samochodzie, a także może dołożyć swoją cegiełkę do zakończenia pracy. Zapewnić stałą informację o stanie pracy. A to jeszcze nie wszystko! Ponieważ wykorzystując poszczególne funkcje Trello model pracy można dopasować do własnych potrzeb. Oto krótka charakterystyka:
Dostęp do aplikacji uzyskasz z każdego miejsca na ziemi. Aplikacja na telefon jak również dostęp online na komputerze są w pełni zsynchronizowane. Pozwolą Ci na zarządzanie zadaniami w firmie z każdego miejsca na ziemi.
Każde zadanie w Trello możesz oznaczyć terminem. Dzięki temu nie przeoczysz terminu oddania pracy a gdy będziesz zbliżał się do deadline otrzymasz odpowiednie przypomnienie.
Przypisanie osoby do zadania pozwoli na zbudowanie poczucia odpowiedzialności i dokładną informację, kto i kiedy wykonywał wybrane zadanie.
Dzięki funkcjonalności checklisty zarządzanie zadaniami w firmie będzie miłe i przyjemne. Na każdym etapie zobaczysz czy ustalony deadline może być zagrożony.
Możliwość dodawania komentarzy do zadania ułatwia bycie na bieżąco ze stanem zadania. Sprawdzisz, co ustalili Twoi pracownicy i przekażesz status klientowi.
Kolorowe etykiety pozwolą Ci oznaczyć zadania najważniejsze, ważne i nieco mniej ważne. Dzięki nim nadasz również priorytety.
To tylko niektóre z ciekawych funkcji, jakie daje Trello. Wykorzystanie poszczególnych zależy od Ciebie i Twojego zespołu. Jednak niezależnie, jaki model pracy z Trello przyjmiesz dzięki tej aplikacji na pewno nie zapomniesz o żadnym zadaniu. Pobierz Trello już dziś i zmień zarządzanie zadaniami w firmie a na pewno szybko zobaczysz satysfakcjonujące efekty.
