Najdroższą walutą w biznesie jest czas. Im bardziej efektywnie wykorzystany tym więcej pieniędzy uda się zarobić. Aby tak się stało zwiększ efektywność pracy poprzez dekompozycję zadań. Dzięki niej szybciej wykonasz wszystkie zadania w firmie jak i Twój zespół będzie miał znacznie lepsze morale. Na bieżąco będzie widział, że prace posuwają się do przodu i kolejne etapy są wykonywane a następnie zamykane.
Od czego zacząć?
Jeśli chcesz osiągnąć cel zwiększ efektywność pracy to musi wykonać trochę pracy. Zarządzać zadaniami możesz rozpocząć dopiero wtedy gdy je poznasz. Dlatego, też swoje prace rozpocznij od spisania backlogu. Wykorzystaj do tego aplikację Trello. Zbierz na niej wszystkie Twoje zadania na tzw. „dużych klockach” a zatem w taki sposób aby wiedzieć co należy zrobić. Następnie dopisz do nich cele. Przykład zadania: Wdrożenie nowego formularza do zamówienia produktów. Cel: Lepsze doświadczenia klientów. Po zebraniu wszystkich pozycji wraz z ich celami przystąp do rozmowy z zespołem i dekompozycji zadań. Na jej podstawie powinieneś uzyskać odpowiedzi na pytanie: co trzeba zrobić aby wdrożyć nowy formularz do zamówienia produktów. I to w najbardziej detaliczny sposób. To będzie pierwszy krok aby zrealizować Twój cel: zwiększ efektywność pracy. Poniżej uproszczony przykład dekompozycji:
Na powyższym grafie widać, że z jednego dużego zadania powstały min. cztery kolejne a mogłoby powstać jeszcze więcej w zależności od tego jak mocno skomplikowane jest zadanie podstawowe. Im więcej podzadań tym zdecydowanie lepiej albowiem większe prawdopodobieństwo, że nie umkną niezbędne prace a zadanie główne zostanie wykonane najlepiej jak tylko to możliwe. Pamiętając, że cel to: zwiększ efektywność pracy.
Zwiększ efektywność pracy – wykonuj małe zadania
Gdy Ty jako szef wraz ze swoim zespołem wykonaliście dekompozycję to wiecie już jak małymi krokami zrealizować postawiony cel. Teraz musicie określić kiedy to się stanie. Stąd konieczne jest aby wraz z zespołem zapisać daty poszczególnych małych zadań. Wyznaczyć deadliny. Aby to wykonać należy przejść każde zadanie po kolei i wprowadzić do niego termin jego wykonania. Im szybciej tym oczywiście lepiej ponieważ im szybciej uda się wykonać małe zadania tym wcześniej zostanie wykonane zadanie główne. Zaś po wykonaniu tych prac pozostaje jedynie śledzić ich postęp i usuwać ewentualne przeszkody stojące na ich drodze. Działać w taki sposób aby wraz z zespołem bez problemu wykonywać poszczególne zadania. Właśnie w ten sposób zwiększ efektywność pracy.
Wykonanie dekompozycji i realizacja małych zadań zwiększą również morale zespołu, który na bieżąco będzie mógł śledzić postęp prac i widzieć procentowy poziom ich wykonania. Na podstawie tych danych zapewne nastąpi mobilizacja oraz przyśpieszenie tempa. Dlatego, też jak najszybciej wykorzystaj dekompozycję w swojej firmie i zwiększ efektywność pracy. Jest to proste narzędzie, które na pewno pomoże. Nie pozostaje nic innego jak tylko skorzystać.
